Tous les étudiants de France se sont posés la question à quelques jours de leur week-end d'intégration. En réalité, la plupart des WEI sont organisés par des Tour Opérateurs qui se chargent de tout : le transport, l'hébergement, les activités, ainsi que la restauration, ce qui vous permet de partir léger sur votre évènement. Pour les participants : Généralement, mieux vaut prévoir des vêtements qui ne craignent pas : selon les activités, vous allez surement transpirer voire vous salir. La journée, l'habit principal est bien souvent le maillot de bain et une paire de baskets. Cependant, les week-ends d'intégration ayant généralement lieu en septembre - octobre, mieux vaut prévoir un bon sweat ou un blouson pour vos soirées, qui peuvent être fraiches selon la localisation de votre camping. Pensez également à prendre quelques produits basiques d'hygiène, les bungalows n'en sont généralement pas équipés : gel douche, shampoing, serviette de toilette et papier toilette. Pensez également à prévoir le nécessaire pour pouvoir laver la vaisselle au cas où vous l'utiliseriez. Nous vous déconseillons d'apporter des biens de valeur afin d'éviter de les égarer sur le site, ou de les endommager durant vos activités.
Pour le BDE organisant l'évènement :
En tant que BDE, mieux vaut prévoir un minimum de choses afin que le WEI se déroule dans les meilleures conditions possibles : une trousse à pharmacie, quelques ethylotests si certains participants viennent en voiture, du matériel de nettoyage (pour les bungalows ainsi que la salle de soirée).
Pour assurer un évènement au top, voici quelques conseils afin d'éviter les erreurs habituelles sur les WEI :
- Prévoyez d'arriver en avance afin de mettre en place vos activités, il y a toujours de petits imprévus lorsqu'elles ne sont pas gérées en direct par un prestataire
- Réfléchissez à des goodies, déguisements, ou thèmes pour vos soirées, ça les rendra encore plus funs.
- Vérifiez que les fûts correspondent à votre tireuse à bière (tête plate ou tête creuse) - Pensez à prévoir des haut parleurs pour vos activités en extérieur
- Prévoyez un planning à l'avance pour organiser votre staff : qui fait quoi, et de quelle heure à quelle heure
- Faites un brief complet avant l'évènement avec votre staff pour leur rappeler leurs missions et les règles à respecter
- Si vous en possédez, des Talkie-Walkies pourront vous être d'une grande utilité durant tout l'évènement
- Une chorégraphie prévue à l'avance aide également au succès de l'évènement, les participants s'en rappelleront longtemps après