Qu'il ait lieu dans les Alpes ou dans les pyrénnées, le séjour aux sports d'hiver est généralement l'un des évènements les plus importants de la vie étudiante dans les écoles qui en proposent. Cependant, gérer un tel séjour n'est pas aussi simple que d'organiser un week-end entre potes. Voici nos quelques conseils!
1. La prise d'informations Avant de faire quelque démarche que ce soit, il est important d'estimer l'importance que peut avoir l'évènement. Nous vous conseillons de faire des sondages via les réseaux sociaux pour évaluer le nombre de participants que vous pourriez avoir, ainsi que le budget que ceux-ci sont prêts à payer. Il faudra ensuite choisir les dates du séjour, n'oubliez pas de voir avec l'administration de votre école pour que rien ne frêne vos inscriptions : autres évènements sur les mêmes dates, dates des partiels trop proche, ... L'idéal est de trouver un week-end ou une semaine hors vacances scolaires, vous noterez une grande différence de prix!
2. L'organisation Afin d'avoir le meilleur évènement possible pour vos étudiants, mieux vaut faire vos demandes au plus tôt : ceci vous permettra d'avoir un large choix de stations et des prix plus attractifs. Des agences comme la nôtre pourront vous proposer des vacances sur mesure, tout compris : transport, hébergement, forfaits de remontées mécaniques, location du matériel, ainsi que l'organisation de vos activités et soirées. Il vous faudra ensuite comparer les différentes propositions sous tous les angles pour trouver celle qui est le plus adaptée à votre recherche : un voyage pas cher? Un voyage festif? Un voyage sportif? En effet, certains domaines skiables sont plus adaptés à des amateurs qu'à des skieurs expérimentés, tout comme certaines stations sont familiales alors que d'autres sont plus festives. Suivant les dates choisies, pensez également à l'enneigement, un domaine skiable comme les 2 Alpes a par exemple plus de chance d'être skiable en fin de saison. 3. Les inscriptions Après avoir choisi la proposition la plus adaptée à votre demande viendra le temps d'ouvrir les inscriptions. Ouvrez les au plus tôt afin d'atteindre le nombre de participants minimum au plus vite. Certaines agences proposent de faire gagner des cadeaux aux étudiants (paire de ski, bouteille en boite, ...). Profitez de ces cadeaux pour booster vos ventes : faites les gagner par tirage au sort aux premiers inscrits! Une fois que vous avez atteint le quota minimum de participants, nous vous conseillons de créer une liste d'attente pour les participants voulant s'inscrire : ceux-ci payent un acompte, que vous rembourseriez dans le cas où le prestataire ne puisse pas accepter plus de monde. N'oubliez pas au moment de l'inscription de demander à vos participants s'ils ont besoin de louer leur matériel (et spécifier s'ils préfèrent faire du snowboard), pour que tout soit réservé à l'avance et que personne ne se retrouve sans skis!
4. Sur place En ayant bien organisé en amont votre évènement en collaboration avec l'agence avec laquelle vous avez signé, vous n'aurez plus qu'à profiter de votre évènement et à organiser vos soirées/activités!
Certains tours opérateurs vous proposeront des activités onéreuses, mais n'oubliez pas qu'à la neige, il en faut peu pour être heureux! Une compétition de luge, un tournoi de foot sur glace, un concours de bonhommes de neige, un concours au snowpark, ... Il existe de nombreuses occupations possibles à petits budgets! N'oubliez pas également de demander à vos participants si certains ont besoin de cours de ski (afin de planifier les leçons avec l'ESF), s'ils préfèrent faire du ski alpin ou nordique, des raquettes, etc., ou tout simplement si certains veulent se joindre au voyage mais ne pas skier!
N'hésitez pas à nous faire vos demandes, nous vous aiderons à rendre votre évènement unique!
Exemples de stations pour un séjour étudiant : Les 2 Alpes, Alpes d'huez, Ax les thermes, Chamrousse, Saint François Longchamp, Charmonix, Val Thorens, Sybelles, ...